Како и коме поделити папире са састанка.

1. Како дистрибуирате папир са састанка?
2. Коме бисте делили записнике са састанака?
3. Како треба да пошаљете папире са састанка учесницима?
4. Шта и како дистрибуирате дневни ред?
5. Који документи су потребни за дистрибуцију пре и после састанка?
6. Колико брзо након састанка треба да поделите записник?
7. Како се учесници састанка могу идентификовати и обавестити о предстојећем састанку?
8. Зашто документи са састанка морају бити послани у предвиђеним роковима?

Како дистрибуирате папир са састанка?

Документи са састанка могу се дистрибуирати у физичком облику или у електронском облику путем е-поште. Ако документи са састанка нису доступни учесницима довољно дуго пре састанка, они неће имати довољно времена да размотре информације које су дате у документима.

Коме бисте делили записнике са састанака?

Дистрибуција, 1. део

Записник треба доставити управнику зграде и председнику одбора, који би требало да одвоје дан или два да их одвојено прегледају, а затим упореде рецензије једни са другима путем е-поште.

Како треба да пошаљете папире са састанка учесницима?

Користите курирску службу ако папири касне за обичну пошту. Наставите телефонским позивом или е-поштом учесницима и обавестите их да су папири на путу. Радови који нису послати са обавештењем о састанку и дневним редом могу бити поднети са закашњењем.

Шта и како дистрибуирате дневни ред?

Дневни ред треба да буде подељен пре састанка, минимално 24 сата унапред како би учесници имали прилику да се припреме за састанак. По могућности, ако је могуће, дневни ред треба да буде доступан неколико дана пре састанка.

Који документи су потребни за дистрибуцију пре и после састанка?

Најважнији документи које треба припремити у вези са састанком су Обавештење, Дневни ред и Записник. Од тога, обавештење и дневни ред се припремају пре састанка, а записник се припрема након завршетка састанка.

Колико брзо након састанка треба да поделите записник?

За нормалан или генерални састанак, (за разлику од годишњег генералног састанка или посебне скупштине – види доле) записник треба да буде објављен у року од недељу дана од састанка, идеално у року од 48 сати.

Како се учесници састанка могу идентификовати и обавестити о предстојећем састанку?

За неформални састанак обично је све што је потребно телефонски позив или порука е-поште. И за формалне и за неформалне састанке, сврха давања обавештења је да се учесницима да времена да се припреме и размотре свој допринос и одговор.

Зашто документи са састанка морају бити послани у предвиђеним роковима?

Како би се осигурало да учесници имају довољно времена да прочитају радове пре састанка, добро је организовати слање радова тако да их учесници добију неколико дана пре састанка. ... Радови који нису послати са обавештењем о састанку и дневним редом могу бити поднети са закашњењем.